严格使用审批，留存使用痕迹 建立用印审批制度：任何使用合同章的行为，必须经过规范的审批流程。例如： 由业务部门提交《用印申请单》，注明合同名称、签约方、用印页数、用印原因等信息； 经部门负责人审核、法务部门（或合规部门）对合同内容合规性审核后，报企业负责人（或授权人）审批； 审批通过后，保管人方可盖章，严禁 “先盖章后审批” 或 “无审批盖章”。 全程记录留痕： 用印时，保管人需核对合同内容与审批单信息是否一致，确认无误后在指定位置盖章； 建立《合同章使用登记台账》，详细记录每次用印的日期、合同名称、签约方、用印数量、审批人、经办人、保管人等信息，必要时留存合同复印件或扫描件存档； 盖章过程可通过监控录像记录（如在保管地点安装摄像头），便于后续追溯。
需要注意的是，材质的辨识度需结合规范的刻制工艺（如激光雕刻、手工精雕等）才能化体现。无论选择哪种材质，确保印章字体规范、线条清晰、尺寸符合规定，都是提升辨识度的基础。此外，法人章的合法性主要依赖正规备案，材质选择需在合规前提下结合实际需求（如耐用性、预算等）综合考虑。
选择刻章机构：要前往公安机关指定的具有合法资质的刻章单位。可以通过当地公安部门官网等渠道了解刻章单位的资质及信誉。
准备材料：通常需要营业执照副本原件及复印件、法人身份证原件及复印件。如果委托他人办理，还需提供法人授权委托书及被委托人身份证原件及复印件。不同地区可能要求略有差异，如佛山地区还需要刻章申请书或委托书等。