准备材料：通常需要营业执照副本原件及复印件、法人身份证原件及复印件。如果委托他人办理，还需提供法人授权委托书及被委托人身份证原件及复印件。不同地区可能要求略有差异，如佛山地区还需要刻章申请书或委托书等。
准备材料：
企业、个体工商户：需提供营业执照副本原件（验原件），法人（负责人）、经办人的身份证件（中国内地居民二代身份证等，如法人本人申办，无需提交经办人身份证），刻章申请书或委托书（由法人签名）。若刻制合同专用章，还需提供开户许可证。
国家机关、人民团体：需提供省、市（区）编制委员会、政府文件、批文或本部门上一级主管单位的有关文件、有效凭证，单位负责人身份证件，业务经办人身份证件及单位负责人授权委托书（非单位负责人办理业务时提供）。
规范保管流程，限制接触范围
专人专管：指定责任心强、岗位稳定的专人（如行政主管、法务专员等）负责合同章的日常保管，明确保管人的职责与责任，避免多人接触或随意交接。
物理防护：将合同章存放在带锁的保险柜或专用抽屉中，钥匙 / 密码由保管人单独持有，非工作时间严禁随意放置。如需临时交接，需通过书面登记（如《印章交接记录表》）明确交接人、接收人、时间及用途，避免 “无记录流转”。
禁止带出：原则上合同章不得带出企业办公场所，确因特殊情况（如异地签约）需带出的，需经企业负责人书面审批，由两人以上共同携带，并全程监督使用，返回后立即归还并登记使用情况。
明确责任与追责，加强人员管理
签订保管责任书：保管人与企业签订《印章保管责任书》，明确保管不当、违规用印的责任（如赔偿损失、纪律处分等），增强保管人的责任意识。
定期培训与监督：对保管人、审批人、经办人进行法律知识培训，明确合同章使用的法律风险（如擅自用印可能导致企业承担合同义务）；同时，由企业内部审计部门或法务部门定期检查合同章管理流程的执行情况，发现漏洞及时整改。