金字塔式文件层级
层级 定位 核心内容 示例标题
质量手册 体系纲领性文件 阐述质量方针、目标，明确体系覆盖范围及各要素的原则性要求 《质量手册：ISO/IEC 17025 应用版》
程序文件 流程性操作规范 细化各管理 / 技术要素的实施流程，明确 “谁来做、做什么、怎么做” 《文件控制程序》《检测方法验证程序》
作业指导书（SOP） 具体操作指南 针对仪器设备、检测方法、样品处理等制定详细步骤，确保操作一致性 《气相色谱仪操作规程》《重金属检测 SOP》
记录表单 证据性文件 标准化记录模板，用于留存操作痕迹，满足可追溯性要求
各层级文件的关联逻辑
质量手册需引用程序文件（如 “文件控制要求见《文件控制程序》第 5 章”）；
程序文件需引用相关 SOP（如 “样品前处理步骤见《XX 样品处理 SOP》”）；
记录表单需嵌入流程中（如《不符合项处理记录》需在《不符合工作控制程序》中规定填写时机）。
可操作性：避免 “文件与实操脱节”
示例对比：
无效表述：“检测数据需准确记录”；
有效表述：“检测人员需在原始记录中同步填写仪器显示数据，不得转抄，修改时需划改并签名，注明修改日期”。
实施流程：从编写到生效的全周期管理
组建编写团队：
成员包括技术负责人、质量负责人、检测人员，确保跨部门协作；
外部咨询：聘请 17025 咨询师审核文件框架，避免标准理解偏差。
文件编写与审核：
初稿：按要素分工编写，附 “标准条款对照表”（如某条款对应文件章节号）；
内审：组织跨部门评审（如检测部门审核《方法验证程序》的可行性）；
管理评审：管理层批准文件发布，明确生效日期（如 “2025 年 X 月 X 日起实施”）。
版本控制与更新：
采用 “版本号 + 修订状态” 标识（如 V1.0/0 表示第 1 版第 0 次修订）；
变更触发条件：标准更新、组织架构调整、重大不符合项整改等；
作废文件回收：加盖 “作废” 章，保留至少 3 年以备追溯。
培训与宣贯：
分层培训：管理层学习体系框架，技术人员掌握 SOP 操作，行政人员熟悉记录流程；
考核验证：培训后进行笔试或实操考核，记录于《人员培训档案》。