档案，作为社会活动中直接形成的有价值历史记录，是机关单位履行职能、开展业务活动的重要产物。这些记录，经过收集与规范，方能转化为真正意义上的档案。那么，对于新手档案员而言，如何有效地整理这些档案呢？
作为机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的档案，涵盖了命令、指示、决定、布告等各类通用文书。这些档案不仅记录了单位的重要活动和决策，更体现了文书档案的独特价值和研究意义。
在整理文书档案时，分类和归类是不可或缺的环节。分类主要依据年度、机构或问题、保管期限三个因素，形成不同的分类方案。而归类则是在确定文件材料属于归档范围并判定保管期限后，将其放置到相应位置的过程。
数字化档案来源包括两个部分，一部分是随着政府信息化的进程，网络化办公与无纸化办公的出现，各机构生成大量的电子文件，电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆。
另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描仪等技术手段转化为数字化的信息。
数字化档案的定义，目前不同的人有不同的认知。一部分人认为数字化档案是电子文件归档后的产物。另一部分人认为数字化档案是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案。还有一部分人认为前两者都是。