在文书档案管理的整理环节中，关键步骤涵盖四大方面。首要步骤是科学分类，依据文件的时间顺序、来源、内容及形式等维度，确保文件归档的有序性。其次，进行立卷处理，需细致考量文件的问题特性、时间标记、名称、作者、通信信息及地域属性，以形成逻辑清晰的案卷。接着，合理排列案卷，依据工作关联性或主题内容，使案卷间的联系更加紧密。后，实施编目工作，通过编制综合目录或按类别、保管期限划分的分册目录，实现档案的检索与利用。这些步骤共同构成了文书档案整理工作的核心框架。
在我国，早给“数字化档案”下定义的人，是邹悦。他给数字化档案下的定义是：数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的档案。后来者也对数字化档案进行了补充。
在我国，早给“数字档案”下定义的，是宋岩。他给数字档案下的定义是：数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码，并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案。
从记录方式来说，数字档案是用计算机语言，将历史记录数据化的形式来记录的。
从载体来说，它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体，而用磁盘、光盘等载体。
对于数字档案的定义，不同的人也有不同的认知。有人认为数字档案是归档电子文件，也有人认为数字档案是馆藏档案的数字化信息，还有人认为两者都是。
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