档案数字化加工整理不仅提高了档案管理的效率和性，还促进了档案信息的共享和交流。具体来说，它具有以下几个方面的意义：
1.效率革命：数字化档案实现了秒级检索，极大缩短了查询时间，提高了工作效率。
2.资源共享：通过网络平台，档案资源得以跨地域、跨机构共享，促进了知识的传播与利用。
3.成本控制：减少了纸质档案的管理成本，包括存储空间、维护费用等，实现了资源的优化配置。
4.文化传承：数字化手段为珍贵历史档案的保护与传承提供了新途径，使文化遗产得以永续流传。
简而言之，档案数字化加工就是将纸质档案转换为电子档案进行保存。这一过程需遵循国家局颁布的《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）标准，包含数字化前处理、目录数据库构建、档案扫描、图像后期处理、数据挂接以及数字化成果的验收与移交等多个关键环节。
数字化档案来源包括两个部分，一部分是随着政府信息化的进程，网络化办公与无纸化办公的出现，各机构生成大量的电子文件，电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆。
另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描仪等技术手段转化为数字化的信息。
数字化档案的定义，目前不同的人有不同的认知。一部分人认为数字化档案是电子文件归档后的产物。另一部分人认为数字化档案是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案。还有一部分人认为前两者都是。
档案数字化加工流程，即调卷→信息转入和录入→拆卷整理→建立条码标识→数字化扫描→影像处理与关联入库→案卷还原→影像与数据检查→还卷等，有清晰、完整的档案数字化作业流程管理、角色管理、工位管理、任务管理和作业管理功能；图像存储工作中应特别注意图像文件命名规则：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的惟一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。之后再对数字化后的文档进行批量处理，处理完将保存为PDF格式；后将所有文档批量转换为可以、检索利用的双层PDF格式，然后进行光盘刻录，确保刻录好的光盘能正确地读出，并做好标识标签。