在整理文书档案时，分类和归类是不可或缺的环节。分类主要依据年度、机构或问题、保管期限三个因素，形成不同的分类方案。而归类则是在确定文件材料属于归档范围并判定保管期限后，将其放置到相应位置的过程。
档案数字化加工整理的定义：
档案数字化加工整理是指将纸质或非数字形式的历史文献、文物等资料，通过计算机技术将其转换为数字格式的过程。这一过程主要利用扫描、录入、图像处理等技术，将传统载体的档案转化为数字信息档案，并存储在计算机信息库中，以便于档案的保存、查询和利用。
档案数字化加工整理的流程大致包括以下几个步骤：
1.档案整理与分类：按照相关归档范围和分类表，对档案进行归档和分类，并根据文件材料形成的规律和联系排列文件先后顺序。
2.目录著录与扫描：根据整理需求，编制归档文件目录，并使用扫描仪对纸质档案进行扫描，将图像信息转换为数字信号。
3.图像处理与数据质检：对扫描后的图像进行增强、去噪、纠偏等处理，确保图像的清晰度和可读性。同时，对录入的数据信息进行详细检查，确保信息的准确性。
4.数据挂接与存储：将处理后的图像文件与目录信息进行挂接，存储在计算机信息库中，并备份保存。同时，建立严格的权限管理体系，防止数据泄露和滥用。
对于纸张状况较差、易破损的档案，平板扫描仪则更为适用。其操作简便且使用广泛，通过将档案放置在玻璃板上进行扫描，对档案原件几乎无损害。紫光F1128扫描仪便是一款典型的平板扫描仪，其轻薄机身节省了办公空间，且支持远程监控和管理，无论是使用ADF还是拼版扫描，速度均大大提升，具备9大核心优势。