档案，作为社会活动中直接形成的有价值历史记录，是机关单位履行职能、开展业务活动的重要产物。这些记录，经过收集与规范，方能转化为真正意义上的档案。那么，对于新手档案员而言，如何有效地整理这些档案呢？
在文书档案管理的整理环节中，关键步骤涵盖四大方面。首要步骤是科学分类，依据文件的时间顺序、来源、内容及形式等维度，确保文件归档的有序性。其次，进行立卷处理，需细致考量文件的问题特性、时间标记、名称、作者、通信信息及地域属性，以形成逻辑清晰的案卷。接着，合理排列案卷，依据工作关联性或主题内容，使案卷间的联系更加紧密。后，实施编目工作，通过编制综合目录或按类别、保管期限划分的分册目录，实现档案的检索与利用。这些步骤共同构成了文书档案整理工作的核心框架。
档案数字化是什么意思？
在我国，早给“档案数字化”下定义的人，是李筱春。他给档案数字化下的定义是：档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用。
档案数字化包括两个方面的内容能够：一个是把传统的档案信息数字化；另一个是把数字化的档案信息还原成传统的档案信息。
前者是将传统的档案信息输入计算机，后者是将数字化的档案信息由计算机输出给用户。
此后，也涌现了一批给档案数字化下定义的人。这些对于档案数字化的表述，大致可以概括为2点。档案数字化与计算机技术相关。第二档案数字化是将其它载体的档案转化为数字化信息。
数字化档案来源包括两个部分，一部分是随着政府信息化的进程，网络化办公与无纸化办公的出现，各机构生成大量的电子文件，电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆。
另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描仪等技术手段转化为数字化的信息。
数字化档案的定义，目前不同的人有不同的认知。一部分人认为数字化档案是电子文件归档后的产物。另一部分人认为数字化档案是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案。还有一部分人认为前两者都是。