按档案数量选厚度
短期周转的少量文件（如月度报表）：选 10-20mm 薄脊背，节省空间；
年度归档的大量文件（如全年行政公文）：选 30-50mm 厚脊背，减少分装次数。
按使用频率选结构
频繁取放（如日常查阅的合同）：优先翻盖式 + 插舌结构，翻盖边缘设计插舌，闭合后不易散开，取放便捷；
长期封存（如保管的档案）：可选带扣带的翻盖式或抽拉式，扣带可加固盒体，抽拉式减少文件与外界直接接触，更利于防潮防尘。
标识区设计
脊背需预留足够的印刷 / 书写空间（宽度≥50mm），可定制印刷单位名称、档案年度、类别等信息，或预留空白区域便于手写标签，部分产品会设计凹槽，方便粘贴不干胶标识（防落）。
适配存放环境
测量档案柜层板的进深和层高：
盒体长度≤柜体进深（如柜体进深 400mm，盒长建议≤380mm，预留取放空间）；
高度（含脊背）≤层高层距（如层高 300mm，盒高 + 脊背厚度≤280mm，避免堆叠时卡顿）。