二、数字化管理
一体化智慧档案库房数字化档案管理系统通过对档案拆分录入，扫描入册，电子化分类存储，完成电子建档，将纸质档案转化为电子档案，实现对电子档案的收集、整理、管理、利用全流程管理，有权限的人员可以在任何时间、任何地点对电子档案进行管理和查询，方便人员快速获取所需档案信息。
四、便捷化服务
智慧档案库房能够为用户提供更加便捷的服务。例如，用户可以通过一体式馆员工作站等智能终端设备进行自助档案查询和借阅等，提高了档案的可访问性；智慧档案库房一体化平台可以通过应用虚拟现实技术，实现档案库房的的三维展示，让工作人员、用户更加直观地了解库房情况。
现在企事业单位越来越注重工作效率，纷纷采购档案密集架、移动密集架，其优势在于延长档案的保存时间、保护档案的、档案管理系统化、工作达到事半功倍的效果等等，但是若密集架组成、密集架种类以及档案室密集架安装注意事项，很有可能出现错误选择密集架、错误安装密集架，甚至增加隐患、扩大危险，因此采购之前做足功课十分有必要！
【留样密集柜人性化的设计】：
1.防尘顶盖: 每组柜顶部配加防尘装置可防止灰尘落入柜内。
2.防倒装置:柜顶及底框的防倒装置，每组活动单面柜顶都配置防倒装置。
3.标签装置: 特大标签装置指示清晰方便文件分类。