影响档案密集架使用寿命的原因有一下几点：
1、水蒸气：档案密集架长时间放在阴暗潮湿的地方就会导致漆膜会加快老化，结构变形，铰链生锈，容易使档案密集架运作失调。
2、负重：档案密集架如果装载物品超过了它本身的负重，长时间就会导致变形，长年不管理就有可能能导致运作危险甚至导致事故的发生。
3、灰尘：档案密集架的漆膜如果不进行定期保养维护，漆膜会很快老化、失光、脆裂。如果灰尘进入到运作中心，那么就有可能导致整个操作系统的瘫痪，所以定期对档案密集架的检查及保养非常重要。
智能密集架以其更高的科技含量,人性化的人机对话界面,与数据库良好的对接,方便的控制系统升级,手动,电动,电脑控制功能的一体化,智能化的档案查询方式和档案存放位置的指示,成为档案管理人员的好帮手。
严密的分级管理，为了保证图书资料，特别是珍贵图书的管理，本系统在主控列面板上装有总电源控制锁，操作使用时，需输入密码方可开启，若三次输错密码，则系统发出报警并切断电源;电脑操作时要输入口令才能进入系统，保障图书的。
档案密集架有很多种，其中图书智能密集柜、病案密集架适用于机关、企事业单位存放图书资料、档案、货价、档案财务凭证、货物的新型装具智能密集柜与传统式书架、货价、档案架相比，储存量大，节省空间且更有传统性;智能型档案密集柜及集成管理系统。由一套管理软件进行管理。